Ja, ook ik heb jarenlang geletterknecht op verslagen van collega’s. Ik heb met een team van zes mensen en een beamer samen correcte zinnen getypt in een trage teamvergadering. Om vervolgens ouders te verlammen met voorgelezen diagnoses van een half uur. Tijd en energie heb ik gestoken in het overdragen van een cultuur van rapporteren via werkbegeleiding en supervisie. Dat kostte en dat kost heden ten dage ongelofelijk veel tijd. Zouden we niet enorm veel tijd besparen als we elkaar gaan ontslaan van die kunstwerkjes en gildewerkstukjes? Wees eerlijk, lees jij zo’n 8 pagina tellend document of blader je ook direct door naar de ruwe scores? Wat denk je dat kinderen en ouders doen? We doen het echt alleen maar voor elkaar, lieve vakgenoten.
Ziekenhuizen houden het kort
Ik ben sinds een tijdje werkzaam in een ziekenhuis. En oprecht, ik ben wel een beetje in de war over de hoeveelheid tekst die ik geacht word te produceren. Dat is vrij kort: niet veel. En zeker geen ellenlange epistels of draken van rapporten. Kinderartsen zijn hooguit geïnteresseerd in de afname van het aantal consulten pediatrie zodra ouders bij mij zijn gearriveerd. Huisartsen en netwerkpartners scrollen snel door naar de conclusie om daarna te archiveren. Ook ouders en kinderen zitten er niet op te wachten. Net als in de jeugdhulpverlening. Die willen alleen maar weten: wat gaan we er aan doen? Een korte e-mail met doelen, middelen en links naar informatie over de voorgestelde therapievorm(en) volstaat. En als het complex is, creëer ik een visueel plaatje in de vorm van een sociaal-ecologisch model, een holistische theorie, een genogram of een huismodel. Het gezin kan standaard meelezen in hun dossier. Mijn sessie aantekeningen richt ik aan ouders en kind in de ‘jij-vorm’. Zo creëer ik een korte therapeutische brief in het dossier.
Wat zegt ChatGPT?
Zouden we deze aanpak ook niet in grote lijnen in onze zorg aan jonge kinderen en hun ouders buiten de ziekenhuismuren kunnen overnemen? Ik heb voor ‘t gemak de vraag over het waarom van het verminderen van (lange) rapporten aan ChatGPT gesteld. ChatGPT zegt :
- Tijdsbesparing: Lange rapporten vergen veel tijd om te schrijven en te lezen. Door kortere rapporten te schrijven, kunnen hulpverleners tijd besparen en hun werk efficiënter uitvoeren.
- Beter begrip: Lange rapporten kunnen moeilijk te begrijpen zijn voor lezers die niet vertrouwd zijn met het jargon van de hulpverlener. Kortere rapporten die in eenvoudigere taal zijn geschreven, kunnen gemakkelijker worden begrepen en geïnterpreteerd.
- Verbeterde communicatie: Lange rapporten kunnen soms belangrijke informatie verbergen in een grote hoeveelheid tekst. Kortere rapporten met een duidelijke en beknopte boodschap kunnen de communicatie tussen hulpverleners verbeteren en hen helpen snel belangrijke informatie te vinden.
- Toegankelijkheid: Lange rapporten kunnen ontoegankelijk zijn voor mensen met beperkte tijd, leesvaardigheid, of visuele beperkingen. Door kortere rapporten te schrijven, kunnen hulpverleners ervoor zorgen dat hun informatie toegankelijk is voor een breder publiek.
- Focus op belangrijke informatie: Lange rapporten bevatten vaak veel details die niet relevant zijn voor de beoogde lezers. Kortere rapporten kunnen zich daarentegen richten op de belangrijkste informatie die nodig is om effectieve beslissingen te nemen.
Hoe dan?
En als ik ChatGPT vraag ‘Hoe dan’? Dan vertelt het me geduldig en niet geïrriteerd: ‘Ja, er zijn verschillende manieren waarop hulpverleners het schrijven van lange rapporten kunnen verminderen. Hier zijn enkele suggesties:
- Gebruik sjablonen: Hulpverleners kunnen sjablonen maken voor veelvoorkomende rapporten, zodat ze niet steeds opnieuw hoeven te beginnen met schrijven. Dit kan helpen om het schrijfproces efficiënter te maken en tijd te besparen.
- Schrijf beknopt: Het is belangrijk om alleen de essentiële informatie op te nemen in een rapport. Vermijd uitgebreide beschrijvingen en focus op de belangrijkste feiten. Hulpverleners kunnen bijvoorbeeld bullet points of tabellen gebruiken om informatie duidelijk en beknopt te presenteren.
- Gebruik technologie: Er zijn verschillende technologische hulpmiddelen beschikbaar die het schrijfproces kunnen vereenvoudigen en automatiseren. Hulpverleners kunnen bijvoorbeeld spraak-naar-tekst-software gebruiken om hun gedachten snel en efficiënt vast te leggen.
- Verminder herhaling: Hulpverleners kunnen proberen om herhaling te verminderen door niet dezelfde informatie meerdere keren in verschillende rapporten op te nemen. Ze kunnen ook proberen om informatie te consolideren in één rapport, in plaats van het verspreid over meerdere rapporten te verdelen.
- Communiceer mondeling: Soms kan een mondelinge communicatie de noodzaak van een schriftelijk rapport verminderen. Hulpverleners kunnen bijvoorbeeld hun bevindingen delen tijdens vergaderingen of gesprekken met collega’s, in plaats van het schrijven van een afzonderlijk rapport.
Met als uitsmijter: ‘Door deze suggesties toe te passen, kunnen hulpverleners minder tijd besteden aan het schrijven van rapporten en meer tijd besteden aan het direct ondersteunen van hun cliënten.’
Schop onder de kont
So, ChatGPT, is niet alleen aardig, maar durft ook te confronteren. Die schop onder onze kont had ons vakgebied echt nodig. Laten we onze tijd zoveel mogelijk besteden aan echt contact en wachtlijsten wegwerken. En de stomme schrijfklusjes, daar hebben we nu een nieuwe collega voor!
Marilene de Zeeuw,
Klinisch psycholoog, Gedragstherapeut VGCt & Infant Mental Health Specialist, docent en columnist.
Deze column is mede tot stand gekomen met de input van Frans Joris Esmeijer en Helen Andriesse.
